Formation au secourisme, prévention des risques chimiques, habilitation électrique, manutention de charges… Les établissements organisent de nombreuses formations pour protéger leurs équipes. Mais lesquelles doivent être renseignées dans le Passeport de prévention ? Qui doit effectuer la déclaration ? Et comment distinguer une formation concernée d’un simple rappel de consignes ?
Ces questions intéressent aussi bien les associations que les collectivités, les établissements médico-sociaux, les structures de petite enfance ou les entreprises.
Pour organiser le suivi, il faut distinguer trois éléments : la catégorie de formation, son éligibilité au dispositif et les règles applicables au déclarant.
Informations vérifiées le 12 octobre 2026. Le portail officiel signale que le décret relatif aux modalités de déclaration est en cours de révision. Le calendrier présenté ci-dessous correspond aux indications officielles disponibles à cette date. [S2]
Qu’est-ce que le Passeport de prévention ?
Le Passeport de prévention est un dispositif national numérique qui rassemble les justificatifs de formations en santé et sécurité au travail. Il est géré par la Caisse des Dépôts et intégré au système d’information du compte personnel de formation.
Son fondement est l’article L. 4141-5 du Code du travail. Il vise à faciliter le suivi des obligations de formation des employeurs et la traçabilité des acquis des travailleurs. [S1]
Il ne s’agit donc pas d’un carnet papier librement créé par un établissement.
Un tableau interne peut aider à préparer et à suivre les déclarations. Toutefois, renseigner ce tableau ne revient pas à enregistrer une formation dans le service officiel.
Où en est son déploiement ?
Le portail officiel présente trois étapes d’ouverture :
| Public | Date d’ouverture annoncée |
|---|---|
| Organismes de formation | 28 avril 2025 |
| Employeurs | 16 mars 2026 |
| Titulaires du Passeport | 16 novembre 2026 |
Au 12 octobre 2026, l’ouverture aux titulaires reste donc une prochaine étape. Il faut distinguer l’ouverture technique des espaces et les dates auxquelles les obligations de déclaration commencent à s’appliquer. [S3]
Les quatre catégories de formations, avec des exemples
Le classement repose sur l’encadrement réglementaire et la finalité de la formation. Il ne dépend pas uniquement du secteur d’activité de l’établissement.
| Catégorie | Ce qui la caractérise | Exemples |
|---|---|---|
| 1 — Formations réglementées dans leurs modalités | La réglementation encadre notamment les objectifs, le contenu ou l’évaluation. | Prévention du risque amiante ; personne compétente en radioprotection. |
| 2 — Formations préalables à une autorisation ou une habilitation | Elles préparent à des activités pour lesquelles l’employeur délivre ensuite une autorisation ou une habilitation. | Formation préalable à l’habilitation électrique ; conduite de certains chariots ou plateformes élévatrices. |
| 3 — Formations répondant à un objectif réglementaire spécifique | La réglementation fixe un objectif, avec des modalités adaptées à l’activité. | Sauvetage secourisme du travail ; manutention de charges ; risques chimiques ou biologiques. |
| 4 — Formations liées à l’obligation générale de formation | Elles répondent aux risques professionnels sans relever d’un dispositif spécifique encadrant leur formation. | Prévention des risques psychosociaux, des troubles musculosquelettiques ou du risque routier. |
Ces exemples figurent dans la liste publiée par le portail officiel. Le SST y est classé en catégorie 3 : une formation obligatoire dans certaines situations ne relève donc pas automatiquement de la catégorie 1. [S4]
Pour un établissement, la bonne démarche consiste à examiner le programme réellement dispensé. Un intitulé commercial très général, comme « sécurité au travail », ne suffit pas pour effectuer un classement fiable.
Toutes les formations de ces catégories doivent-elles être déclarées ?
L’appartenance à une catégorie ne suffit pas.
Le portail retient notamment trois conditions cumulatives : une finalité de prévention des risques professionnels au poste, un justificatif de suivi ou de réussite et des compétences utilisables dans un autre contexte professionnel similaire.
Il distingue également des exclusions, notamment les formations de formateurs, certaines formations de préventeurs, celles des membres du CSE en santé et sécurité, ainsi que les instructions trop spécifiques à l’exécution du travail dans une entreprise.
Les formations consacrées à la sécurité des personnes et des biens sont également exclues, avec des exceptions dont le SST et certaines interventions en contexte de risques professionnels particuliers. [S2]
L’absence de déclaration dans le Passeport ne signifie pas qu’une formation est inutile ou qu’elle peut être supprimée. Son intérêt et ses éventuelles obligations doivent être examinés séparément.
Incendie, évacuation, confinement : attention aux automatismes
Pour ces thèmes, il serait trompeur d’écrire que toutes les actions sont systématiquement déclarables.
La présentation des cheminements propres à un bâtiment, un exercice local ou une formation structurée peuvent poursuivre des objectifs différents. Il faut examiner leur contenu et utiliser les critères du dispositif.
Avant de classer une action, rassemblez :
- son programme ;
- les objectifs pédagogiques ;
- le public concerné ;
- la nature du justificatif remis ;
- les compétences réellement travaillées.
Cette méthode évite de transformer chaque exercice ou rappel de procédure en déclaration automatique. En cas de doute, le simulateur d’éligibilité du portail officiel permet de guider l’analyse. [S2]
Qui doit effectuer la déclaration ?
La répartition dépend notamment de la manière dont la formation a été organisée.
L’article L. 4141-5 prévoit que l’organisme de formation renseigne les formations qu’il dispense directement ou par un sous-traitant. Il prévoit aussi le rôle de l’employeur ou de son tiers déclarant pour les formations relevant de son initiative, hors celles prises en charge par un organisme dans ce cadre. Des dispositions spécifiques concernent également le travail temporaire et l’alimentation par d’autres organismes. [S1]
Pour organiser le travail au quotidien, il est utile d’identifier le déclarant dès la préparation de la session.
Un échange écrit avec le prestataire peut préciser qui intervient, quel justificatif sera délivré et qui suivre en cas d’information manquante. L’objectif est d’éviter les oublis et les doubles saisies.
Quel calendrier pour les employeurs ?
Selon la fiche officielle consultée, l’obligation de déclaration des employeurs a commencé le 16 mars 2026.
Jusqu’au 31 décembre 2026, leur périmètre porte sur les formations éligibles des catégories 1 et 2. L’élargissement aux quatre catégories est annoncé pour le 1er janvier 2027.
Pour une formation donnant lieu à une attestation, le délai transitoire est calculé à partir de la fin du trimestre où elle s’est terminée : neuf mois pour la période concernée en 2026, puis six mois pour les formations à partir de 2027. Pour un justificatif de réussite, la référence est le début de sa validité.
Par exemple, la fiche indique qu’une formation interne éligible terminée le 3 octobre 2026 doit être déclarée au plus tard le 30 septembre 2027.
Ces indications restent à contrôler lors de la déclaration, compte tenu de la révision réglementaire signalée par le portail. [S5]
Et pour les organismes de formation ?
Le calendrier des organismes de formation est différent.
Leur obligation a commencé le 1er septembre 2025. Depuis le 1er juillet 2026, le périmètre présenté par le portail couvre les quatre catégories, sous réserve d’éligibilité.
Pour les formations concernées réalisées en 2026, la fiche prévoit un délai de six mois après le trimestre de référence. Pour celles réalisées à partir de 2027, elle annonce trois mois. Là encore, la date de référence dépend du type de justificatif.
Les sessions de septembre à décembre 2025 font l’objet de dispositions transitoires particulières : il ne faut donc pas leur appliquer mécaniquement le calcul utilisé pour une session récente. [S6]
Un établissement ne doit pas utiliser le même calendrier pour une formation interne et une formation déclarée par son prestataire.
Comment organiser le suivi dans votre institution ?
1. Recenser les formations réellement réalisées
Commencez par les actions concernant les professionnels de votre structure : services administratifs, équipes d’accompagnement, maintenance, entretien, restauration ou autres activités.
Regroupez les programmes et les justificatifs disponibles. Évitez de partir seulement des factures : elles ne décrivent pas toujours suffisamment la formation.
2. Analyser chaque action
Pour chaque session, identifiez sa finalité, sa catégorie possible et les éléments permettant d’apprécier son éligibilité.
Lorsque la réponse reste incertaine, inscrivez « à vérifier » dans le suivi. Une décision documentée vaut mieux qu’un classement approximatif destiné à remplir toutes les cases.
3. Désigner un responsable du suivi
La personne chargée de la coordination peut appartenir aux ressources humaines, au service formation ou à la prévention.
Elle doit savoir auprès de qui récupérer les informations manquantes et comment faire corriger une erreur. Dans une organisation multisite, un correspondant local peut faciliter la collecte.
4. Programmer une revue régulière
Une revue mensuelle ou trimestrielle peut être retenue comme méthode interne, selon le volume de formations.
Il s’agit d’une proposition d’organisation, et non d’une fréquence réglementaire universelle. L’essentiel est de repérer les dossiers incomplets avant leur échéance.
5. Conserver un suivi compréhensible
Un tableau court peut suffire :
| Information | Utilité |
|---|---|
| Formation et session | Identifier précisément l’action |
| Service concerné | Retrouver l’interlocuteur opérationnel |
| Catégorie envisagée | Préparer le classement |
| Analyse d’éligibilité | Conserver la raison de la décision |
| Déclarant identifié | Éviter les doublons |
| Justificatif disponible | Repérer les pièces manquantes |
| Date de référence et échéance | Organiser le suivi |
| Statut et anomalie éventuelle | Savoir quelle action reste à effectuer |
Les informations nominatives doivent être traitées dans les outils et circuits autorisés par l’établissement.
Deux exemples concrets
Une association organise une formation SST
Une association programme une session auprès d’un organisme de formation.
Pour préparer le suivi, elle rassemble le programme et les justificatifs, identifie le prestataire chargé de la déclaration et vérifie les informations de session.
Le SST figure en catégorie 3 dans la liste officielle. L’équipe administrative doit ensuite appliquer le calendrier du bon déclarant, sans le confondre avec celui des formations internes. [S4][S6]
Une collectivité forme son équipe technique
Une collectivité organise une formation préalable à l’habilitation électrique pour plusieurs agents.
Le suivi peut distinguer la formation, son justificatif, sa déclaration et la décision d’habilitation. Cette distinction est importante : le Passeport enregistre les informations de formation ; l’acte d’habilitation délivré par l’employeur ne se confond pas avec cette déclaration. [S2]
Dans le tableau interne, il est donc préférable de prévoir des champs séparés plutôt qu’une unique case « agent à jour ».
Les erreurs à éviter
Confondre toutes les actions de sécurité. Une formation, un exercice, une information et une autorisation répondent à des fonctions différentes.
Déclarer à partir du seul titre. Le programme et les objectifs doivent permettre de comprendre ce qui a réellement été enseigné.
Attendre la dernière semaine. Les difficultés concernent souvent des informations manquantes ou des échanges à reprendre avec le prestataire.
Considérer qu’une saisie règle toute la prévention. Le suivi administratif doit rester relié aux risques réels, aux équipements et aux conditions de travail.
Utiliser un calendrier ancien. Pendant le déploiement, les échéances doivent être vérifiées sur les pages officielles correspondant au déclarant et à la période.
Le mot du préventionniste
Le Passeport de prévention peut aider un établissement à mieux suivre les formations de ses équipes. Sa mise en place est aussi l’occasion de clarifier l’organisation : qui recense les besoins, qui conserve les justificatifs, qui déclare et qui suit les anomalies ?
La démarche devient utile lorsque ces informations servent à préparer les actions suivantes : compléter un apprentissage, accompagner un changement de poste ou organiser une formation adaptée à un risque identifié.
La traçabilité doit soutenir la prévention sur le terrain. Elle ne doit pas devenir une simple accumulation de justificatifs.
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Sources et outils officiels
Pour vérifier une situation particulière, consulter les références S1 à S6 ci-dessous.
Vérification documentaire : 12 octobre 2026. Les conseils d’organisation et les exemples de suivi proposés dans cet article constituent des recommandations pratiques.
- S1 — Article L. 4141-5 — Code du travail numérique
- S2 — Formations concernées, catégories et exclusions
- S3 — Portail officiel et calendrier d’ouverture
- S4 — Liste officielle des exemples de formations par catégorie
- S5 — Obligations et calendrier des employeurs
- S6 — Obligations et calendrier des organismes de formation